Belege im Posteingang.
ErfassungMandanten schicken Belege per Mail, per Post, per Foto. Bis daraus eine DATEV-Buchung wird, fasst sie jemand fünfmal an.
Branche · Steuerberater & Kanzleien
DATEV läuft. Aber der Rest liegt im Posteingang.
Wir bauen den Rest.
Mandantenpost lesen, Belege sortieren, Fristen überwachen, Klärfälle beantworten — alles, was zwischen DATEV-Buchungen liegt. Mit AV-Vertrag, Verfahrensverzeichnis und Berufsrechts-Check vorbereitet.
DATEV-zertifiziert anschlussfähig
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Berufsrecht §57 StBerG geprüft
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Hosting in DE
Sie kennen den §. Wir kennen die Sekretariats-Arbeit dahinter.
Diese vier Themen treiben jede Kanzlei, mit der wir sprechen — egal ob Einzelkanzlei oder mittelständischer Verbund.
Fristen im Kopf.
RisikoUSt-Voranmeldung, Lohn, Jahresabschluss — gefühlt zehn Stichtage. Wer vergisst, zahlt: Mandant oder Kanzlei.
Mandantennachfragen.
Klärfälle„Was wird das jetzt?" — täglich. Jedes Mal Akte raussuchen, Stand checken, in zwei Sätzen antworten. Sechsmal pro Tag, pro Sachbearbeiter.
Junior-Stellen sind Tipparbeit.
FluktuationWer Steuerfachangestellte werden will, will fachlich arbeiten — nicht Belege abtippen. Wer das eine Jahr aushält, geht danach.
Sechs Agenten für Kanzleien — DATEV-anschlussfähig.
Alle Agenten laufen außerhalb von DATEV und schreiben nur sauber kontiert in DATEV hinein. Keine Eingriffe in Ihre bestehende Datenhaltung.
Beleg-Agent.
Posteingang (Mail, Scan, Cloud) → OCR → Kontierungsvorschlag nach Mandantenschema → DATEV. Ausnahmen werden eskaliert, der Rest läuft.
Fristen-Watchdog.
Alle Termine pro Mandant zentral. Reminders gehen frühzeitig raus — an Sachbearbeiter und Mandant, mit Kontext aus der Akte.
Mandantenantworten.
Standardfragen („Wann kommt die Erklärung?", „Was steht in §...?") werden im Entwurf vorbereitet — der Sachbearbeiter prüft und drückt Senden.
USt-Plausi.
Vor dem Versand: Plausibilitätscheck auf Mandantenebene. Auffällige Sätze, fehlende Belege, Vorjahresvergleich — alles in einer Übersicht.
Mandanten-Onboarding.
Neue Mandanten erhalten automatisch die richtigen Vollmachtsformulare, Belegtypen-Listen und Zugänge — Kanzlei muss nur bestätigen.
Stundenerfassung.
Aus Mail-Verlauf, Telefonaten und Kalendereinträgen wird der Zeitnachweis pro Mandant generiert. Sie justieren, der Agent rechnet.
Eine Steuerkanzlei in Bayern — 35 Mitarbeiter.
Mittelständische Mandanten, klassische Mischung aus Lohn, FiBu und Erklärungen. Auswertung nach 90 Tagen Produktivbetrieb.
2 FTE → 0,3 FTE.
92 %Belege ohne Hand
Vorher zwei Vollzeitstellen nur für Beleg-Erfassung. Heute: 0,3 FTE für Ausnahmeprüfung, der Rest läuft.
Vorher2 FTE · 8 h/Tag tippen
Nachher0,3 FTE · Ausnahmen prüfen
DATEVSharePointScan-App
Null Fristenversäumnisse.
0in 12 Monaten
Reminders gehen 14 Tage vor Stichtag automatisch an Mandant und Sachbearbeiter. Eskalation 3 Tage vorher, wenn nichts zurückkommt.
Vorher3 Fristenversäumnisse / Jahr
Nachher0 / 12 Monate
DATEVOutlook
Antwortzeit halbiert.
2 hstatt 6 h Ø
Standardfragen werden im Entwurf vorbereitet — Sachbearbeiter prüft 30 Sekunden und sendet. Mandanten loben die Schnelligkeit, Kanzlei spart Zeit.
Vorher6 h Ø Antwortzeit
Nachher2 h Ø · gleicher Tag
OutlookDATEV-Akte
Berufsrechts-Bedenken? Kein Problem.
Wir bringen den AV-Vertrag mit. Und das Verfahrensverzeichnis.
Erstgespräch 45 Minuten — Video, telefonisch oder in Crailsheim. Wir kennen §57 StBerG, GoBD und die DATEV-Schnittstelle. Sie bekommen binnen 24 Stunden eine schriftliche Auswertung.
Berufsrechtkonform: Daten bleiben in Ihrer Kanzlei oder auf Servern in Deutschland. AV-Vertrag und TOMs unterzeichnet vor Projektstart. Berufshaftpflichtvertrag liegt vor.