87 Mails am Tag.
PosteingangMieter fragen wieder dasselbe: Wann kommt die Nebenkostenabrechnung? Wie melde ich einen Schaden? Wer hat den Schlüssel zur Tiefgarage? Jeden Tag.
Branche · Immobilien & Verwaltung
200 Mieter, ein Posteingang.
Wir leeren ihn — Tag für Tag.
Mieteranfragen, Schadenmeldungen, Nebenkostenfragen, Exposé-Erstellung, Wohnungsübergaben. Wir bauen Verwaltungen und Maklern den Posteingang weg — ohne dass jemand sich neue Software anschaffen muss.
Funktioniert mit DOMUS, Wodis, Karthago, OnOffice
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DSGVO-konform
Sie verwalten Wohnungen. Wir verwalten den Posteingang.
Egal ob WEG-Verwaltung, Mietverwaltung oder Maklerbüro — die wiederkehrenden Themen sind dieselben.
Schadenmeldungen → Handwerker.
ReparaturenMieter meldet Wasserschaden. Wer ist der Handwerker? Frei? Ankündigen, koordinieren, dokumentieren — pro Schaden 45 Minuten manuell.
Exposés am Wochenende.
VermarktungMakler verbringen Samstage damit, Exposés zu schreiben, Bilder zu sortieren, Texte zu polieren. Bevor das Inserat live ist, sind drei Wochen weg.
Wohnungsübergaben.
MieterwechselProtokoll, Zählerstände, Fotos, Bestätigungen, Mieterwechsel im System eintragen. Pro Übergabe 2 Stunden Nacharbeit.
Sechs Agenten für Verwaltungen und Maklerbüros.
DOMUS-, Wodis-, Karthago- und OnOffice-anschlussfähig.
Mieter-Agent.
Mieteranfragen werden gelesen, kategorisiert, beantwortet — Standardthemen automatisch, Eskalationen mit Vorlage an Sachbearbeiter.
Schaden-Disposition.
Schaden gemeldet → richtiger Handwerker ausgewählt → Termin koordiniert → Mieter informiert. Verwaltung bestätigt nur noch.
Exposé-Schmied.
Aus Eckdaten, Bildern und Lageplan wird ein verkaufsstarkes Exposé generiert — Stil und Tonalität Ihres Büros. Makler poliert, statt schreibt.
Besichtigungskoordination.
Interessenten anschreiben, Termine vorschlagen, bestätigen, erinnern. Bei No-Show: nachfassen. Bei Interesse: Unterlagen senden.
NK-Abrechnung.
Vorbereitung der Nebenkostenabrechnung: Belege, Verteilerschlüssel, Verbrauchsdaten — alles zusammengeführt. Sachbearbeiter prüft, statt zu rechnen.
Übergabe-Protokoll.
Per App aufgenommene Zählerstände und Fotos → strukturiertes Protokoll → in DOMUS/Wodis gebucht → Bestätigung an Mieter.
Eine Hausverwaltung in Hessen — 1.400 Wohneinheiten.
8 Verwalter, klassische Mischung aus WEG und Mietverwaltung. Auswertung nach 6 Monaten.
76 % der Mails ohne Sachbearbeiter.
76 %automatisch beantwortet
Standard-Anliegen (Adressänderungen, NK-Fragen, Schlüsselanforderungen, Termine) werden direkt vom Agenten erledigt. Verwalter prüfen Eskalationen.
Vorher~90 Mails / Tag / Verwalter
Nachher~22 Mails · Eskalationen
DOMUSOutlook
Reaktionszeit halbiert.
3,2 hØ statt 14 h
Schadenmeldungen werden in Stunden statt Tagen koordiniert. Mieter bekommen sofort Bestätigung mit Handwerker-Termin.
Vorher14 h bis Handwerker informiert
Nachher3,2 h Ø · 24/7 Annahme
DOMUSMailWhatsApp
3 Wochen Vorsprung.
−3 Wo.früher fertig
Belege, Verteilerschlüssel und Verbrauchsdaten werden ganzjährig vorbereitet — Abrechnung ist im Januar fertig, nicht im April.
VorherVersand März/April
NachherVersand Januar/Februar
DOMUSExcel
Ihre Software bleibt.
Wir docken an DOMUS, Wodis & Co. an.
Erstgespräch 45 Minuten — Video oder vor Ort. Wir schauen uns Ihren Posteingang an (mit Ihnen, anonymisiert), und zeigen, was sich davon automatisieren lässt. Binnen 24 Stunden bekommen Sie eine schriftliche Auswertung.
Mieter-Daten bleiben in Deutschland. AV-Vertrag, TOMs, Verfahrensverzeichnis vorbereitet. Ihre DSB ist Teil des Termins, wenn Sie das wollen.